Intranet "Myzak"
Social / Community
Projektbeschreibung
Die Mazak GmbH ist die deutsche Tochter eines multinationalen Konzerns, welcher ein weltweit führender Hersteller von Werkzeugmaschinen ist.Für die bessere interne Vernetzung und Optimierung der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander sowie zur Abstimmung von mitarbeiterzentrierten Prozessen suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die den effizienten Informationsaustausch sowie das Teilen und den gemeinschaftlichen Aufbau von Wissen ermöglicht.
Projektziele und -ergebnisse
Ziel des Intranets ist es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einen besseren Austausch mit dem Unternehmen und untereinander zu bringen. Die interne Unternehmenskommunikation soll insgesamt verbessert und beschleunigt werden – über drei Länder, fünf Standorte und zahlreiche Abteilungen hinweg.Insbesondere die MitarbeiterInnen, die sich selten an den Standorten befinden, werden durch die mobile Nutzung informiert und integriert. Das Intranet bietet den MitarbeiterInnen gleichermaßen einen einfachen Rückkanal und die Möglichkeit, eigene Themen zu platzieren und sich auch privat auszutauschen. Es ist durchaus gewünscht und ein Ziel des Intranets, dass sich die MitarbeiterInnen besser kennen- und verstehen lernen und damit ein intensiveres Miteinander entsteht.
Eine Steigerung der Effizienz und der Innovation soll durch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen erreicht werden.
Mit der modernen Art der Kommunikation erfahren die MitarbeiterInnen einen neuen Kommunikations- und Führungsstil. Um sie daran zu gewöhnen und ihnen die aktive Nutzung des Systems schmackhaft zu machen, bedarf es technischer Unterstützung. Z.B. mit der Implementierung von sog. „pop-ups“ wie „Ergänze Dein Profilbild“ oder andere Aufrufe zur aktiven Erstellung von Inhalten in das Intranet.
Das Intranet ermöglicht eine Kommunikation in alle Richtungen. Bisher wird mehr gelesen, als beigetragen und Anreize für Mitarbeiter, nicht nur zu konsumieren, sondern auch beizutragen, müssen weiter geschaffen werden. Da können technische Lösungen her, auf die sich Mazak in der Weiterentwicklung des Systems freut.
Herausforderungen
Die größte Herausforderung war es, mit den gegebenen Rahmenbedingungen hinsichtlich Zeit und Budget ein Intranet zu schaffen, welches den gewünschten Mehrwert bringt.Das eigentliche Budget war quasi aufgebraucht, als wir das Projekt übernahmen, und der Termin zur Implementierung des neuen Systems stand bereits kurz bevor.
Wir sichteten die vorhandene individuelle Drupal-Entwicklung und stellten fest, dass wir keine Chance hatten, die gesteckten Ziele zu realisieren. Uns blieb nur die Möglichkeit, auf bestehende Systeme zurück zu greifen und als viel als möglich zu verwenden.
Daher setzten wir auf die Open-Source Distribution “Open-Social”, in der viele Konzepte und Funktionen enthalten sind, die wir verwenden konnten. Damit ermöglichte uns Open-Social, viele vorhandene Bausteine zu übernehmen und darüber hinaus die knappen, zur Verfügung stehenden Kapazitäten für ein individuelles Menükonzept sowie weitere Anpassungen und Erweiterungen zu nutzen.
Community-Beiträge
Aus Gründen der Sicherheit dürfen nur die im LDAP hinterlegten Personen einen Account im Intranet haben. Hierfür war eine Erweiterung der LDAP Profile Integration notwendig.Neben der Einreichung von Patches und der LDAP Profile Integration, können wir weitere System-Erweiterungen, die wir am Open-Social vorgenommen haben, für die Distribution anbieten.
Unter anderem haben wir die folgende Erweiterung vorgenommen, die wir für zukünftige Projekte gerne zur Verfügung stellen:
Innerhalb der Erstellung einer Veranstaltung kann zusätzlich eine Umfrage zur Teilnahme eingebunden werden, sodass Teilnehmer z.B. ihre T-Shirt-Größe, Essenspräferenzen (vegan, vegetarisch…) oder Anderes auswählen müssen, um teilzunehmen. Dies haben wir als Erweiterung für das bestehende Event-Modul umgesetzt.
Warum sollte dieses Projekt die Splash Awards gewinnen?
Das Intranet “Myzak” ist ein exzellentes Beispiel für die Realisierung von einem internen Kommunikationssystem, für welches wenig Budget und Zeit zur Umsetzung zur Verfügung steht. Dank der Anwendung von Open-Source-Lösungen ist ein modernes System schnell aufgesetzt, welches sich auf individuelle Bedürfnisse hin optimal erweitern lässt.Die bereits zur Verfügung stehenden Bausteine sind eine hervorragende Basis für ein System, welches soziale Interaktion ermöglichen möchte.
Nachdem die ursprüngliche Individual-Entwicklung mit Drupal rund 60% des Projektbudgets und fast neun Monate benötigt hatte, ging die initial umsetzende Agentur insolvent.
Mazak sah sich mit einem nicht lauffähigen Projekt, einem engen Restbudget und einer kurz bevorstehenden Go-Live-Deadline konfrontiert.
Unsere Entscheidung, auf Open-Source zu setzen, zahlte sich vollumfänglich aus. Der community driven Ansatz von Open-Social ermöglichte es, mit den verbleibenden ~40% des Budgets und innerhalb von nur drei Monaten, dem Kundenein funktionsfähiges Intranet zur Verfügung zu stellen, welches dem Konzern einen echten Mehrwert bietet.
Ein Intranet leistet unseres Erachtens nach einen essentiellen Beitrag für jedes Unternehmen. Im Falle unseres Kunden ermöglicht es den Informationsfluss und Austausch quer und diagonal im Betrieb. Rund 200 Mitarbeiter sind verteilt über die D-A-CH Region tätig und haben wenig Gelegenheit für den regelmäßigen persönlichen Austausch. Mit dem Intranet und der Informationsverteilung können MitarbeiterInnen einerseits sachlich über relevante Themen informiert werden; andererseits stellt es einen relevanten Beitrag zur Unternehmenskultur dar. Eine moderne Plattform zum Austauschen, sich (besser) kennenlernen und Gemeinschaftsgefühl entwickeln.