Drupal Europe 2018 Website + Konferenz-Leitsystem

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Winner
Nominee

Zusammenfassung

Website für eine professionelle Konferenz einschließlich Attendee-Care und Zuspieler für unterschiedliche Sichten auf das Programm, über etliche unterschiedliche Monitore des Konferenzzentrums

Projektbeschreibung

Drupal Europe 2018 war als professionelle Konferenz für 1.000 bis 2.000 Teilnehmende geplant. Die Anforderungen an die Website weichen in dieser Größenordnung nicht mehr von denen ab für Konferenzen mit 10.000 Personen. Vielleicht mit der Ausnahme, dass wir mit 7 parallelen Konferenztracks, drei BoF-Tracks, einem Workshop-Track und einer durchgehend geöffneten Contribution-Area auch noch ein deutlich umfangreicheres Programm zu managen hatten als die meisten ambitionierten Fachkonferenzen.

Wegen des engen Zeitplans und der begrenzten Zeit der Freiwilligen musste die Website als agiles Projekt in seiner schönsten Form umgesetzt werden: Die Integration des Ticketshop-Widgets, Sponsorinformationen, Session-Submissions damit einhergehend die User-Registrierung mussten frühzeitig live gehen, noch während die Konzeption für weitere Anforderungen in vollem Gange war. So wurde die Einpflege-Möglichkeit für Sponsoren bereitgestellt, sobald die ersten Verträge geschlossen waren und wurde die Konfiguration fürs Scheduling dann fertig, als sie gebraucht wurde. Nicht, dass wir anders hätten arbeiten wollen, schließlich wünschen wir uns eine solche Vorgehensweise auch in unseren Alltagsprojekten.

Neben diesen Ambitionen ergab sich eine der schönsten Errungenschaften des Projekts eher per Zufall. Bei einer Ortsbegehung des Konferenzzentrums <em>darmstadtium</em> stellte sich heraus, dass neben jedem Raum ein Monitor angebracht ist und zudem über alle Stockwerke verteilt ein ganzes Sortiment Monitore, für die jeweils separat eingestellt werden kann, von (u. a.) einer dedizierten URL Inhalte zu beziehen.

So wurde also aus den Programminformationen einerseits das Gesamtprogramm für die verschiedenen Informationspanels generiert (zur Freude der Teilnehmenden auch einschließlich der BoFs und Social-Events) und andererseits pro Raum die Echtzeit-Anzeige der jeweils aktuell laufenden und der nachfolgenden Session. Diese Verwendung der Hardware hat auch die Verantwortlichen beim darmstadium beeidruckt.

Projektziele und -ergebnisse

Geplant + geschafft:

## Programm:
* Call for Papers: Session-Submissions einsammeln und nach Diskussion mit dem Track-Team ins Programm übernehmen
* Trainings anbieten
* Verschiedene Sichten aufs Programm (nach Tagen, nach Tracks, nach Tags)
* Kurzfristige Änderungen pflegbar
* Auch informelle Programmpunkte (BoF, Social Events) im Programm sichtbar machen
* Contributions promoten
## Konferenz-Leitsystem
* Programm für verschiedene Monitorformate/-auflösungen im ganzen Gebäude ausspielen, zeitgesteuertes Laden weiterer Seiten
* neben jedem Raum den aktuellen und folgenden Programmpunkt anzeigen
* Selbstpflege-Lösung für das ad-hoc-Programm des integrierten Cross-CMS-Barcamps "Open Web Lounge"
* Wechselnde Inhalte wie die Twitter-Wall oder "Thank you Volunteers" für eine Großformat-Projektionsfläche
## Teilnehmende + Speaker:
* Integration des Ticketshops Pretix (aus Zeitmangel keine volle Integration geschafft)
* Informationen für die Namensschilder, Catering und "special assistance" einsammeln
* Visa-Assistance über Webform anfordern (mit hohem Datenschutzniveau)
* Testimonials veröffentlichen
## Sponsoren sichtbar machen
* Ebenen des Konferenzzentrums mit Sponsorenstandorten auf der Website und einem Infopanel anzeigen
## Volunteers sichtbar machen
* gruppiert nach Rollen (Organisation, Track-Chairs, Mentors und all die anderen)

Herausforderungen

Wenn man all das umsetzen kann, was man sich von einer Konferenzwebsite schon immer gewünscht hat - und es auch noch umsetzen kann, weil man die Expertise hat, dann ist lediglich der Zeitdruck eine Herausforderung. Und auch die wurde gemeistert.

Community-Beiträge

Neben der Konferenzorganisation selbst, die bei vielen Freiwilligen das übliche Jahreskontingent an Contributions bei weitem überstieg, wurde auch das Website-Setup auf Drupal.org veröffentlicht: https://www.drupal.org/project/drupaleurope_website

Warum sollte dieses Projekt die Splash Awards gewinnen?

Es war ein ehrgeiziges Webprojekt von der Community für die Community und es wurde komplett ehrenamtlich umgesetzt. Der Splash Award soll das noch einmal in Erinnerung rufen und neben dem Website-Team auch das komplette Volunteer-Team dafür feiern.

Projekt-Video